PATARIMAI SAVARANKIŠKAI PLANUOJANTIEMS ŠVENTĘ

Jei Jums yra tekę organizuoti renginį, tikriausiai puikiai žinote, kad kartais ne viskas vyksta pagal planą ir dažnai tenka susidurti su tam tikrais iššūkiais. Kai mes organizavome pirmąjį savo renginį, išgirdome itin įsimintiną „mielo ir linksmo ančiuko veido“ taisyklę. Ši taisyklė primena tai, kad net jei reikalai vyksta ne pagal planą, išorėje turi atrodyti labai ramus ir draugiškai nusiteikęs lyg mielas ir linksmas ančiukas. Net jei iš tiesų tuo metu energingai kojomis mini dviračio pėdalus po vandeniu, kad galėtum iškilti nepaskendęs.

Šventės (vestuvės, jubiliejai, krikštynos, giminės susitikimai, išleistuvės ir t.t.) ar renginio organizavimas nėra paprastas darbas. Priešingai, tai daug iššūkių reikalaujanti užduotis. Tačiau jei Jūs turite pakankamai atkaklaus ryžto planuoti ir organizuoti tokią veiklą, mūsų pateikta informacija padės atsikratyti paniško blaškymosi ir sutaupys daug visiems brangaus laiko.

ŠVENTĖS BIUDŽETAS

Planavimą patariame pradėti nuo biudžeto apskaičiavimo – nusprękite kiek pinigų galėsite skirti šventei. Tačiau prieš pradedant skaičiuoti pinigus, padarykite nedidelį, bet gana malonų namų darbą: 

Svajonių šventės neįmanoma suplanuoti be vizijos. Nuo jos ir pradėkite. Paimkite popieriaus lapą, užrašinę ar atsidarykite ‘’notes’’ išmaniajame telefone – pažymėkite pagrindinius kriterijus, kokios šventės norite. Net jeigu šie kriterijai ir bus pakankamai abstraktūs (Pvz.; originalios, unikalios, stilingos, jaukios, teminės), jie gali puikiai pasitarnauti renkantis šventės vietą ir paslaugų tiekėjus.

RENGINIO KALENDORIUS

Kita užduotis kurią turėtumėte apgalvoti  – susidėlioti renginio kalendorių, kad būtų galima fiksuoti visą svarbią informaciją laiko atžvilgiu 3. 5. T.y. kas ir kada turi būti įvykdyta, susitikimai su tiekėjais, užsakovais ir t.t. Kalendorių pradėkite sudarinėti nuo renginio datos ir užduotis vykdykite atgaline tvarka, kad aiškiai nustatytumėte kada reikia baigti tam tikrus reikalus. 6. Atsižvelkite į kiekvieno proceso galutinį terminą ir būtinai atsidėkite laiko atsargas, nes ne visada viskas vyksta pagal planą.

DATA IR LAIKAS

Norint, kad organizuojamame renginyje laiku pasirodytu Jūsų kviesti svečiai ir visi būtų puikios nuotaikos, reikia gerai apgalvoti tinkamą datą ir laiką. Planuojant vestuves, įmonės renginius, pobūvius ar kitas veiklas, svečiai į šventės vietą turėtų rinktis ne anksčiau nei likus 1 valandai iki šventės pradžios.

SVEČIŲ / DALYVIŲ SKAIČIUS

Paskaičiuokite kiek šventės svečių ar renginio dalyvių planuojate kviesti. Nuo šio atsakymo priklausys ar tai bus didelis renginys ar mažas, renginio vieta, biudžeto paskirstymas ir t.t. Šiuolaikinių technologijų dėka yra patiogių būdų, kuriais paprasta palaikyti ryšį su visais renginio dalyviais. Šiuo klausimu turi būti parengtas išsamus visų žmonių, kurie bus kviečiami į vakarėlį, sąrašas.

NUSTATYKITE RENGINIO TIKSLĄ

Kalbant apie asmenines šventes – tikslas aiškus. Kalbant apie įmonės ar organizacijos renginį, svarbu suformuluoti savo tikslą kuo konkrečiau. Tai gali būti svarbios datos išskirtinis paminėjimas, padėkos išreiškimas savo partneriams, komandos formavimas, naujo produkto pristatymas, mokymai ir t.t. Ši informacija padės Jums patiems susikoncentruoti į atmosferą, kuri turėtų vyrauti renginio metu.

VIETA

Atsižvelgdami į renginio datą, svečių skaičių, renginio tikslą, galite lengviau orientuotis kokią vietą pasirinkti: lauke, viduje, mieste ar užmiestyje, su nakvyne ar be ir t.t.

Žinoma, du esminiai klausimai apie renginio vietą, esantys pačiame sąrašo viršuje, yra šie:

Ar šioje vietoje yra pakankamai erdvės / sėdimų vietų visiems Jūsų svečiams?

Kokia yra šventės vietos kaina ir kas į tai įtraukta?

Atsakius į šiuos klausimus, patariame apgalvoti dar keletą aspektų, kuriuos būtina aptarti tam, kad išvengtumėte netikėtumų.

Svarbu žinoti:

Ar yra nustatytas minimalus žmonių skaičius?

Ar turite miegamųjų kambarių?

Kiek iš jų tai dienai yra laisvų?

Kokiu laiku svečiams reikia išvykti?

Maistas ir gėrimai:

Kiek kainuoja maisto / gėrimų paketas vienam žmogui?

Ar galite paruošti maistą vegetarams?

Kokie gėrimai yra siūlomi?

Ar galima atsinešti savų gėrimų?

DEKORAVIMAS

Jūsų dekoracijos turi būti tinkamai parinktos, kad atitiktų šventės temą, stilių ir tobulai atspindėtų Jus. Jei renginio tema yra pernelyg ekstravagantiška, kad patogiai tilptų į biudžetą, turite ją atitinkamai pakoreguoti. Jei tema reikalauja itin ekstravagantiškų dekoracijų (kurios dažnai reikalauja didesnių lėšų nei leidžia Jūsų biudžetas), skatiname pagalvoti apie tam tikras jų alternatyvas GAL TAIP GERIAU?

ĮRANGA

Kokios įrangos Jums reikės priklauso nuo šventės vietos ir planuojamo renginio tipo. Išsiaiškinkite ar reikia papildomų stalų ir kėdžių? Ar reikalingas įgarsinimas? Jei taip, tai koks? Ar samdysite atitinkamus garso ir apšvietimo paslaugų tiekėjus, kurie pasirūpins techniniais klausimais ? Jei rodysite video ar foto medžiagą, nepamirškite apie projektorių ir kompiuterį.

DOVANĖLĖS, REKLAMINĖ MEDŽIAGA

Simbolinės dovanėlės visada pamalonina svečius asmeninėse šventėse. Kalbant apie įmonės ar organizacijos renginius pagalvokite apie skrajutes, bukletus ir t.t.

VEDĖJAS, MUZIKA, ŠOU PROGRAMA

Šis punktas labai svarbus. Nuo vedėjo, atlikėjų, iliuzionistų, muzikinės grupės, DJ priklausys visos šventės spalvos, unikalumas, Jūsų svečių nuotaika ir susižavėjimas. Užsakydami paslaugas išsiaiškinkite ar reikia papildomo įgarsinimo, kiek vietos reikia pasirodymams, ar Jūsų šventės vietoje gali būti atliekami spec. efektai, leidžiami fejerverkai ir t.t.

PAKVIETIMAI

Yra daug unikalių būdų pakviesti svečius į renginį:

Žinutės elektroninių paštu; Registruotas laiškas; Išskirtiniai foto arba video kvietimai pasinaudojus socialiniais tinklais ar netgi televizija bei radijumi;

Pagrindinis Jūsų tikslas yra pasiekti tikslinę auditoriją – norimus svečius. Pakvietimus išsiųskite pakankamai anksti, kad svečiai galėtų susiplanuoti datą ir nepamirškite, artėjant renginio dienai, visiems paskambinti dėl patvirtinimo. 

Nors pateikėme tiktai mažą dalį komponentų, iš kurių susideda asmeninių švenčių, vestuvių, gimtadienių ar įmonių renginių organizavimas, tačiau tai vieni pagrindinių aspektų į kurius turėtumėte atkreipti dėmesį. Kaip bebūtų, šiais punktais neapsiribokite ir ramiai apgalvokite, ko Jūsų atvejui iš tiesų dar reikėtų. 

Kiekviena šventė yra unikali ir išskirtinė – tokia kaip ir Jūs. Taigi, nieko nelaukite ir pradėkite organizuoti. SĖKMĖS !!!

Jūsų renginių vedėjų ir organizatorių komanda – www.tuzai.lt

Kontaktai

Adresas

Vilnius

Telefonas
+370 625 00068

El. paštas
info@tuzai.lt

Parašykite mums!